Du willst als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben und fragst dich, was drauf muss? Gute Nachricht: weniger, als die meisten Vorlagen im Netz behaupten. Seit 2025 gibt es mit § 34a UStDV eine eigene, kürzere Pflichtangaben-Liste nur für Kleinunternehmer. Viele Ratgeber haben das noch nicht mitbekommen.
Hier steht alles, was du brauchst (Stand: Juli 2026): die Pflichtangaben, sieben korrekte Formulierungen für den § 19-Hinweis, ein Muster zum Abgleich und der eine Fehler, der richtig Geld kostet.
Das Wichtigste in Kürze
- Du weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen kommt ein Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung.
- Seit 2025 gilt ein verkürzter Pflichtangaben-Katalog (§ 34a UStDV): Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind umsatzsteuerlich keine Pflicht mehr. Empfehlenswert bleiben sie trotzdem.
- Die Umsatzgrenzen: 25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr. Beides Nettowerte, die zweite Grenze wirkt sofort.
- Rechnungen bewahrst du 8 Jahre auf, nicht mehr 10.
- E-Rechnungen ausstellen musst du als Kleinunternehmer dauerhaft nicht. Du darfst aber.
Welche Pflichtangaben muss deine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?
Nach § 34a UStDV braucht deine Rechnung seit 2025 genau diese Angaben:
- Dein Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt in einer Summe
- Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
Das ist deutlich weniger als bei einer normalen Rechnung. Der Vergleich zeigt, was für dich entfällt:
| Angabe | Normale Rechnung (§ 14 UStG) | Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) |
|---|---|---|
| Name + Anschrift (beide Seiten) | Pflicht | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsdatum | Pflicht | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Pflicht | entfällt (empfohlen) |
| Leistungsbeschreibung | Pflicht | Pflicht |
| Leistungs-/Lieferdatum | Pflicht | entfällt (empfohlen) |
| Netto, Steuersatz, Steuerbetrag | Pflicht | entfällt |
| Entgelt | aufgeschlüsselt | in einer Summe |
| USt-Ausweis | Pflicht | verboten — stattdessen § 19-Hinweis |
Bevor du jetzt die Rechnungsnummer streichst: lass es. Die Vereinfachung ist eine umsatzsteuerliche Untergrenze, kein Freibrief für chaotische Ablage. Für eine saubere Buchführung, deine EÜR und spätestens fürs Mahnwesen brauchst du nachvollziehbare Nummern und Leistungsdaten weiterhin. Wie du Rechnungsnummern sauber vergibst, steht im Ratgeber zu den Regeln für die Rechnungsnummer.
Übrigens: Schreibst du eine Gutschrift, muss das Wort „Gutschrift" auf dem Dokument stehen. Auch das regelt § 34a UStDV.
Wie formulierst du den § 19-Hinweis richtig?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung. Diese sieben Varianten sind korrekt:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer."
- „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG."
- „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."
- „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
- „Nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit."
Die erste Variante ist die gängigste: kurz, präzise, eindeutig. Kleiner Fun Fact für Genaue: „steuerfrei" war vor 2025 juristisch schief, seit der Reform ist die Kleinunternehmerregelung eine echte Steuerbefreiung. Jetzt stimmt beides.
Laut Finanzverwaltung reicht sogar eine umgangssprachliche Form wie „steuerfreier Kleinunternehmer". Nimm trotzdem eine der klaren Varianten oben. Zwei Dinge solltest du dagegen vermeiden:
- „inkl. 0 % MwSt." — das nennt einen Steuersatz und hat auf deiner Rechnung nichts verloren.
- „ohne MwSt." ohne Paragraphen-Bezug — daraus geht nicht hervor, warum keine Steuer berechnet wird.
Eine Beruhigung noch: Wenn deine Rechnungssoftware in der Summenübersicht eine Zeile wie „USt. 0,00 €" ausgibt, ist das kein falscher Steuerausweis. Teuer wird es erst, wenn ein Steuerbetrag über null auf der Rechnung steht oder du selbst einen Steuersatz dazuschreibst.
Platziere den Hinweis direkt unter der Summe oder am Ende der Rechnung. Er muss klar erkennbar sein, verstecktes Footer-Kleingedrucktes reicht nicht.
Schritt für Schritt: So schreibst du die Rechnung (mit Muster)
Eine Kleinunternehmer-Rechnung zu schreiben dauert keine fünf Minuten, wenn du die Reihenfolge einmal verinnerlicht hast:
- Briefkopf: dein Name, deine Anschrift, deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Empfänger: Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsnummer und Datum
- Leistung: was du gemacht hast, in welcher Menge, wann
- Betrag in einer Summe plus § 19-Hinweis direkt darunter
- Zahlungsfrist und Bankverbindung
So sieht das fertig aus — Webdesign-Beratung, drei Stunden, 80 Euro pro Stunde:
Max Müller Rechnung
Musterstraße 1 RE-0007/2026
12345 Musterstadt Datum: 09.07.2026
Steuernummer: 12/345/67890 Leistungsdatum: 03.07.2026
Rechnungsempfänger
Beispiel GmbH
Beispielweg 2
54321 Beispielstadt
Position Menge Einzelpreis Summe
Webdesign-Beratung 3 h 80,00 € 240,00 €
────────
Gesamt: 240,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis 23.07.2026 auf IBAN DE12 3456 …
Das ist alles. Ein Betrag, der Hinweis direkt darunter, fertig. Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen drauf, obwohl sie seit 2025 keine Umsatzsteuer-Pflicht mehr sind: Sie kosten nichts und ersparen dir Rückfragen vom Finanzamt.
Du willst das Muster als fertiges PDF sehen? Hier herunterladen — kein Formular, keine E-Mail-Adresse nötig.
Falls das deine allererste Rechnung überhaupt ist, lies auch den Ratgeber zur ersten Rechnung als Freelancer. Dort stehen die Grundlagen, die für alle Selbstständigen gelten.
Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025?
Zwei Zahlen entscheiden über deinen Status:
- 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Bleibst du drunter, bist du im neuen Jahr Kleinunternehmer.
- 100.000 Euro im laufenden Jahr. Diese Grenze wirkt sofort, nicht erst im Folgejahr.
Beide Werte sind Nettogrenzen. Das ist neu: Die alte 22.000er-Grenze war ein Bruttowert, die neuen Grenzen rechnen ohne Umsatzsteuer.
Die teuerste Falle steckt dabei in der ersten Zahl. Wer im Dezember über 25.000 Euro rutscht und es nicht merkt, ist ab dem 1. Januar automatisch regelbesteuert. Einen Bescheid vom Finanzamt gibt es dafür nicht. Stellst du dann monatelang weiter Rechnungen ohne Umsatzsteuer, rechnet das Finanzamt die 19 % später aus deinen Einnahmen heraus. Bei 30.000 Euro Umsatz sind das rund 4.800 Euro Nachzahlung aus der eigenen Tasche, denn von Privatkunden holst du die Steuer nachträglich praktisch nie zurück. Prüfe deshalb jeden Januar als Erstes deinen Vorjahresumsatz.
Die 100.000-Euro-Grenze hat es in sich. Überschreitest du sie mitten im Jahr, ist genau der Umsatz, mit dem du sie reißt, bereits voll umsatzsteuerpflichtig. Keine Aufteilung, keine Kulanzregel. Alles davor bleibt steuerfrei, einen rückwirkenden Verlust des Status gibt es seit 2025 nicht mehr.
Ein Beispiel: Du stehst bei 95.000 Euro Jahresumsatz und stellst eine Rechnung über 8.000 Euro. Diese Rechnung muss komplett mit 19 % Umsatzsteuer gestellt werden, nicht nur die 3.000 Euro über der Grenze. Wer den Auftrag ohne USt kalkuliert hat, zahlt die Differenz aus der eigenen Marge.
Im Gründungsjahr gilt statt der 100.000er die 25.000er-Grenze, und zwar ohne Hochrechnung auf zwölf Monate. Praktischer Rat: Behalte deinen Jahresumsatz laufend im Blick. Zack zeigt dir dafür im Dashboard einen Fortschrittsbalken zur Kleinunternehmer-Grenze, damit dich das Thema nicht im November überrascht.
Was passiert, wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist?
Der Klassiker: Eine Word-Vorlage aus dem Netz bringt eine vorformatierte 19-%-Zeile mit, und schon steht Umsatzsteuer auf deiner Rechnung. Was dann passiert, hängt vom Empfänger ab.
Rechnung an eine Privatperson: Entwarnung. Nach aktueller Auffassung der Finanzverwaltung entsteht die Steuer in diesem Fall gar nicht erst. Du solltest die Rechnung trotzdem korrigieren, schon der Ordnung halber.
Rechnung an ein Unternehmen: Jetzt gilt § 14c UStG. Du schuldest die ausgewiesene Steuer dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist. Seit 2025 zählt der Fall als „unrichtiger Steuerausweis", die Korrektur ist damit einfacher als früher. Der Weg:
- Korrigierte Rechnung ohne USt-Ausweis ausstellen und dem Kunden zustellen
- Zu viel gezahlte Beträge erstatten
- Hat der Kunde die Vorsteuer bereits gezogen: einmal zum Steuerberater, bevor du weitermachst
Eine Nebenfalle lauert bei Kleinbetragsrechnungen: Dort reicht schon die Angabe „inkl. 19 % MwSt.", um einen Steuerausweis auszulösen. Lass jede Steuersatz-Nennung weg, immer.
Am einfachsten ist der Fehler, der gar nicht passieren kann: In Zack gibt es im Kleinunternehmer-Profil schlicht kein USt-Feld, der § 19-Hinweis wird automatisch gesetzt.
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, und zwar dauerhaft. § 34a UStDV befreit Kleinunternehmer von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Das gilt auch über 2027 und 2028 hinaus, wenn die Ausstellungspflicht für alle anderen Unternehmen greift. Papier und PDF bleiben für dich erlaubt.
Freiwillig darfst du trotzdem jederzeit E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen. Gerade Geschäftskunden freuen sich darüber, weil ihre Software die Daten direkt einlesen kann. Ob so eine Datei formal sauber ist, prüfst du kostenlos mit unserem E-Rechnungs-Prüfer. Empfangen können musst du E-Rechnungen als Unternehmer allerdings seit 2025, unabhängig vom Kleinunternehmer-Status. Was dabei gilt, steht im Ratgeber zur E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Welche Sonderfälle solltest du kennen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV): Hier darfst du auf die Empfängerdaten und die Steuernummer verzichten. Der § 19-Hinweis bleibt Pflicht, und eine Angabe wie „inkl. 19 % MwSt." gehört auch hier nicht drauf.
Rechnungen ins EU-Ausland: Machbar, aber schnell komplex. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland greifen eigene Regeln mit Meldepflichten, und seit 2025 gibt es eine EU-weite Kleinunternehmerregelung mit eigener Identifikationsnummer für die Steuerbefreiung im Ausland. Für die einzelne Rechnung an einen deutschen Kunden brauchst du davon nichts. Stellst du regelmäßig Rechnungen ins Ausland: Das ist ein Fall für den Steuerberater, ehrlich gesagt.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Seit 2025 gilt die verkürzte Frist, vorher waren es zehn. Viele Ratgeber und Vorlagen im Netz nennen noch die alte Zahl.
Die Frist gilt für deine Ausgangsrechnungen genauso wie für Eingangsrechnungen, und sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Alle Details dazu findest du im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen.
FAQ: Die häufigsten Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung
Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Umsatzsteuerlich seit 2025 nicht mehr, § 34a UStDV verlangt keine. Praktisch solltest du trotzdem nummerieren: für deine Ablage, die EÜR und die Zuordnung von Zahlungen. Einmal sauber aufgesetzt, denkst du nie wieder darüber nach.
Steuernummer oder USt-IdNr. — was gehört auf die Rechnung?
Eine von beiden reicht. Viele Selbstständige nehmen lieber die USt-IdNr., weil die persönliche Steuernummer ein Missbrauchsrisiko birgt. Als Kleinunternehmer kannst du eine USt-IdNr. kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
Kann mein Geschäftskunde bei mir Vorsteuer ziehen?
Nein. Auf deiner Rechnung ist keine Umsatzsteuer ausgewiesen, also gibt es nichts zu ziehen. Dein Rechnungsbetrag ist für den Kunden trotzdem voll als Betriebsausgabe absetzbar.
Muss ich überhaupt eine Rechnung schreiben?
An andere Unternehmen: ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. An Privatpersonen besteht grundsätzlich keine Pflicht, außer bei Leistungen rund um Grundstücke. Praktisch will ohnehin fast jeder Kunde eine Rechnung.
Ist Kleingewerbe dasselbe wie Kleinunternehmer?
Nein, das sind zwei verschiedene Baustellen. „Kleingewerbe" ist ein Begriff aus dem Gewerberecht, „Kleinunternehmer" einer aus dem Umsatzsteuerrecht. Auch Freiberufler ohne Gewerbe können Kleinunternehmer sein.
Muss ich meine Rechnung unterschreiben oder stempeln?
Nein, beides ist keine Pflicht. Der Irrglaube hält sich hartnäckig, aber eine Rechnung ist auch ohne Unterschrift und Stempel gültig.
Schreibe ich Netto- oder Bruttobeträge?
Weder noch: Du schreibst einfach einen Betrag, das Entgelt in einer Summe. Eine Aufschlüsselung in Netto und Brutto ergibt ohne Umsatzsteuer keinen Sinn und stiftet nur Verwirrung.
Wie korrigiere ich eine falsche Kleinunternehmer-Rechnung?
Kleine Fehler wie einen Zahlendreher in der Adresse korrigierst du mit einer Berichtigung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Bei größeren Fehlern ist der sauberste Weg ein Storno plus neue Rechnung. Wichtig: Die alte Rechnung wird nie gelöscht oder stillschweigend überschrieben, das Finanzamt will beide Versionen nachvollziehen können.
Bekomme ich die Mehrwertsteuer zurück, die ich selbst bezahle?
Nein. Als Kleinunternehmer hast du keinen Vorsteuerabzug, das ist der Preis der Vereinfachung. Stehen große Investitionen an, kann sich der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung rechnen. Der bindet dich allerdings fünf Jahre, das ist eine Frage für den Steuerberater.
Fazit
Eine Kleinunternehmer-Rechnung zu schreiben ist seit 2025 einfacher geworden: weniger Pflichtangaben, klarere Regeln, keine rückwirkenden Status-Überraschungen. Merken musst du dir drei Dinge. Der § 19-Hinweis gehört auf jede Rechnung. Umsatzsteuer hat auf deiner Rechnung nichts verloren, auch nicht als „0 %". Und die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort, nicht erst nächstes Jahr.
Wer das Muster oben einmal nachgebaut hat, braucht dafür kein Studium. Und wer es nicht jedes Mal von Hand machen will, nimmt ein Tool, das die Pflichtangaben von selbst setzt.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.