ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format brauchst du?
Du sollst eine E-Rechnung erstellen, aber jetzt stehst du vor der nächsten Frage: ZUGFeRD oder XRechnung? Die beiden Begriffe tauchen überall auf — aber kaum jemand erklärt verständlich, was der Unterschied ist und welches Format du als Selbstständiger tatsächlich brauchst.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit gesetzeskonforme E-Rechnungen. Der Unterschied liegt in der technischen Umsetzung:
- ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Dein Kunde sieht eine normale, lesbare Rechnung — und seine Software kann die strukturierten Daten im Hintergrund automatisch verarbeiten.
- XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Sie ist ausschließlich für maschinelle Verarbeitung gedacht und für Menschen ohne spezielle Software nicht lesbar.
Der wichtigste Unterschied auf einen Blick: ZUGFeRD ist für Mensch und Maschine lesbar. XRechnung ist nur für Maschinen gedacht.
Wenn du noch nicht sicher bist, was eine E-Rechnung überhaupt ist, lies zuerst unseren Ratgeber: Was ist eine E-Rechnung?.
Welches Format brauche ich als Freelancer?
Kurze Antwort: In den meisten Fällen ZUGFeRD.
Warum? Als Freelancer oder Kleinunternehmer stellst du Rechnungen typischerweise an andere Unternehmen (B2B). Deine Kunden wollen eine Rechnung, die sie sowohl lesen als auch in ihre Buchhaltungssoftware importieren können. Genau das liefert ZUGFeRD.
XRechnung brauchst du nur, wenn du Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber stellst (B2G). Bund, Länder und Kommunen verlangen in der Regel explizit das XRechnung-Format über spezielle Portale wie die ZRE oder OZG-RE.
Faustregel:
- Kunden sind Unternehmen → ZUGFeRD
- Kunden sind Behörden → XRechnung
Auch wenn du heute noch keine E-Rechnung versenden musst — ab 2027 und 2028 wird sie schrittweise Pflicht. Welche Fristen und Übergangsregelungen für dich gelten, hängt von deinem Umsatz und deiner Rechtsform ab.
Kann ich mit ZUGFeRD auch an Behörden fakturieren?
Jein. Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es das Profil „XRechnung", das die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber erfüllt. Technisch ist es also möglich, eine ZUGFeRD-Datei im XRechnung-Profil zu erstellen.
In der Praxis verlangen die meisten Behörden-Portale aber eine reine XML-Datei im XRechnung-Format. Eine ZUGFeRD-PDF wird dort oft nicht akzeptiert — unabhängig vom Profil. Wenn du an Behörden fakturierst, prüfe vorher, welches Format das jeweilige Portal verlangt.
Für die große Mehrheit der Freelancer und Kleinunternehmer ist das aber irrelevant: Du stellst Rechnungen an andere Unternehmen, nicht an Behörden.
Was ist wenn mein Kunde ein bestimmtes Format verlangt?
Dann liefere das gewünschte Format. Manche größeren Unternehmen fordern inzwischen explizit ZUGFeRD oder XRechnung an — das steht dann meist in den Vertrags- oder Einkaufsbedingungen.
Die gute Nachricht: Du musst dich nicht auf ein Format festlegen. Mit der richtigen Software kannst du je nach Kunde das passende Format wählen. Tools wie Zack unterstützen sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung — du wählst beim Erstellen einfach das gewünschte Format.
ZUGFeRD und XRechnung im direkten Vergleich
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettetes XML | Reines XML |
| Lesbar für Menschen | Ja (PDF-Ansicht) | Nein (nur mit Viewer) |
| Lesbar für Software | Ja (XML-Daten) | Ja |
| Einsatzbereich | B2B (Unternehmen) | B2G (Behörden) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Versand per Mail | Ja | Ja (oder über Portal) |
| Empfohlen für Freelancer | Ja | Nur bei Behörden-Kunden |
Fazit — die klare Empfehlung
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist weniger kompliziert als er klingt: ZUGFeRD ist das Allround-Format für den Geschäftsalltag, XRechnung ist das Spezialformat für Behörden.
Als Freelancer, Kleinunternehmer oder Nebenberufler bist du mit ZUGFeRD in den allermeisten Fällen richtig. Deine Kunden bekommen eine Rechnung, die sie lesen und automatisch verbuchen können. Und falls doch mal eine Behörde XRechnung verlangt, kannst du mit einem guten Tool jederzeit umschalten.
Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG Rechnungen schreibst, gelten zusätzlich besondere Pflichtangaben — der Steuerausweis fällt weg, der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung muss aber drin sein. Wenn das deine erste Rechnung als Freelancer ist, lohnt sich ein Blick auf die vollständige Liste der Pflichtangaben.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.