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E-Rechnung empfangen und archivieren: So geht's

E-Rechnung empfangen und archivieren: So geht's

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Selbstständige in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Egal, ob du im Hauptberuf arbeitest oder nebenher, Kleinunternehmer bist oder regelbesteuert. Empfang: Pflicht. Archivierung: Pflicht. Hier die kurze Version, was du dafür wirklich brauchst.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 für alle Unternehmer im Sinne des UStG. Auch für dich als Solo-Selbstständige oder Kleinunternehmer. Die Ausstellungspflicht kommt erst später, gestaffelt bis 2028. Empfang und Archivierung musst du aber sofort gewährleisten.

Das heißt konkret: Wenn dein Kunde dir eine ZUGFeRD- oder XRechnung schickt, kannst du nicht sagen „bitte schick mir lieber ein PDF". Du musst das Format annehmen können. Welche Formate es überhaupt gibt, haben wir im Ratgeber zu ZUGFeRD und XRechnung im Detail erklärt.

Für Kleinunternehmer gelten beim Empfang dieselben Regeln wie für alle anderen: annehmen und archivieren ja, ausstellen nein. Die Befreiung nach § 34a UStDV gilt nur für die Ausstellung.

Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfangen?

Ja, das genügt. Das Bundesfinanzministerium hat das in seinem FAQ ausdrücklich klargestellt: eine geschäftliche E-Mail-Adresse, die du regelmäßig prüfst, reicht völlig aus. Kein Portal, kein Spezial-Tool, keine teure Software.

Drei Punkte sollten passen:

Was nach dem Empfang mit der Datei passiert, ist der Teil, der mehr von dir verlangt.

Wie öffne ich eine XRechnung-Datei?

Eine reine XRechnung ist eine XML-Datei. Wenn du die mit einem Doppelklick öffnest, siehst du Code, keine Rechnung. Bei einer ZUGFeRD-PDF ist es andersrum: Du siehst die Rechnung als PDF, das eingebettete XML bleibt im Hintergrund und ist für Menschen unsichtbar.

Zum Inspizieren der Daten brauchst du einen Viewer, der das XML in eine lesbare Ansicht übersetzt. Wir haben dafür einen kostenlosen E-Rechnungs-Prüfer auf zack-rechnung.de gebaut: PDF oder XML hochladen, das Tool zeigt dir die Rechnung als normales Dokument und validiert das Format gleich mit. Kein Login, keine Registrierung. Praktisch, wenn du eine Rechnung schnell prüfen willst, bevor du sie ablegst.

Achtung: Der Prüfer ist ein Inspektions-Tool, kein Archiv. Die Originaldatei musst du trotzdem selbst aufbewahren.

Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?

E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Klingt sperrig, heißt im Kern vier Dinge:

  1. Im Originalformat speichern. Die XML-Datei (bei XRechnung) oder die hybride PDF (bei ZUGFeRD) ablegen, wie sie angekommen ist. Nicht ausdrucken und einscannen. Nicht in eine andere PDF konvertieren. Das Original ist das, was zählt.
  2. Unveränderbar aufbewahren. Die Datei darf nachträglich nicht editierbar sein. Versionierung oder ein schreibgeschützter Speicherort helfen.
  3. Maschinell lesbar und durchsuchbar. Im Fall einer Betriebsprüfung musst du die Rechnung wiederfinden und vorlegen können.
  4. Vor Verlust geschützt. Backup ist hier kein Nice-to-have, sondern Teil der GoBD.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat einen Punkt noch einmal klargestellt: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der eingebettete XML-Teil das eigentliche Original. Wenn du nur das PDF speicherst und das XML beim Konvertieren wegfällt, hast du die Rechnung formal nicht aufbewahrt.

In der Praxis reicht für kleine Rechnungseingangsmengen ein strukturierter Cloud-Ordner mit Backup. Pro Jahr ein Verzeichnis, sinnvolle Dateinamen (Datum, Lieferant, Rechnungsnummer), automatisches Backup auf eine zweite Speicherstelle. E-Mails einfach im Postfach liegen lassen ist keine Archivierung.

Wer Steuerberater hat oder beauftragt, fragt dort nach der Standardablage. Viele arbeiten mit DATEV Unternehmen Online oder ähnlichen Systemen, in die Eingangsrechnungen direkt hochgeladen werden — dann läuft die GoBD-Seite mit.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 14b UStG).

Die neue Frist gilt auch rückwirkend. Belege, die am 1. Januar 2025 noch keine zehn, aber schon acht Jahre alt waren, dürfen vernichtet werden. Alles aus 2017 und älter kannst du in der Regel weg räumen, wenn es ausschließlich unter die achtjährige Frist fällt. Bei Unterlagen mit längeren Fristen aus anderen Gesetzen (etwa Personalakten) bleibt es bei den dort geregelten Zeiten.

Häufige Fehler

Was ist mit der Steuererklärung?

E-Rechnungen, die du erhältst, sind Eingangsrechnungen. Sie zählen für deinen Vorsteuerabzug, wenn du regelbesteuert bist, und sind Betriebsausgaben. Die Daten überträgst du wie gewohnt in deine EÜR oder Buchhaltung, oder dein Steuerberater übernimmt das. Das Format ändert nichts an der inhaltlichen Pflicht.

Welche Stufen der Ausstellungspflicht für dich relevant werden und ab wann, steht im Ratgeber zu den Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht.

Fazit

Empfangen ist die einfache Hälfte: ein E-Mail-Postfach reicht. Archivieren ist die anspruchsvollere: acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar, durchsuchbar, mit Backup. Wer wenige Eingangsrechnungen pro Jahr hat, kommt mit einer sauberen Cloud-Struktur weit. Wer mehr bekommt oder unsicher ist, klärt einmal mit dem Steuerberater, wie dessen Ablage aussieht. Meist hängt man sich da am einfachsten ein.

Auf der Ausstellungsseite, also wenn du selbst Rechnungen schreibst, kümmert sich Zack um das richtige Format und die GoBD-konforme Ablage deiner ausgehenden Rechnungen.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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