· Rechnungswissen · 6 Min. Lesezeit

Nachhilfelehrer-Rechnung schreiben: Steuer und Pflicht

Nachhilfelehrer-Rechnung schreiben: Steuer und Pflicht

Du gibst Mathe-Nachhilfe oder bereitest Schüler aufs Abi vor und sollst dafür eine Rechnung schreiben. Erste Frage: Umsatzsteuer drauf oder nicht? Die Antwort hängt davon ab, wie du unterrichtest. Nicht nur davon, was du verdienst.

Seit dem 01.01.2025 ist die Rechtslage neu sortiert. Das Jahressteuergesetz 2024 hat § 4 Nr. 21 UStG umgebaut, viele Erklärungen im Netz hängen noch in der alten Fassung fest. Hier kommt die aktuelle Version: kompakt, mit Entscheidungsbaum und drei Mustertexten.

Steuerbefreit, Kleinunternehmer oder regelbesteuert?

Bevor du die erste Zeile tippst, klär den Status. Nachhilfelehrer fallen je nach Setup in eine von drei Schubladen:

  1. Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG — du gibst Schul- oder Hochschulunterricht (Lehrplan-Stoff, Prüfungsvorbereitung). Dann fällt gar keine Umsatzsteuer an, egal wie viel du verdienst.
  2. Kleinunternehmer nach § 19 UStG — die Steuerbefreiung greift nicht, du bleibst aber unter 25.000 Euro Jahresumsatz (Stand 2026, harte Grenze).
  3. Regelbesteuert mit 19 Prozent — weder § 4 noch § 19 passt: zum Beispiel reines Bewerbungstraining für Erwachsene, allgemeines Coaching oder mehr als 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr.

Die meisten klassischen Nachhilfelehrer landen in 1 oder 2. Welche der drei Schubladen für dich gilt, klären die nächsten Abschnitte.

Privatlehrer ohne Bescheinigung: § 4 Nr. 21 c UStG (seit 2025)

Das ist der Fall, der für Solo-Nachhilfelehrer seit 2025 deutlich einfacher ist. Schul- und Hochschulunterricht durch Privatlehrer ist gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit, ohne dass du dafür eine Bescheinigung der Landesbehörde brauchst (§ 4 Nr. 21 c UStG).

Voraussetzungen:

Hobby-Coaching, Bewerbungstraining für Berufstätige oder allgemeine Lebensberatung fallen nicht darunter. Klassische Schul-Nachhilfe vom Grundschüler bis zum Oberstufenschüler ist dagegen durchgehend befreit. Auf der Rechnung steht dann sinngemäß: „Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 c UStG." Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein § 19-Hinweis.

Konkretisiert hat das Bundesfinanzministerium die Neuregelung im BMF-Schreiben vom 24.10.2025 (Az. III C 3 - S 7179).

Honorarkraft an einer Bildungseinrichtung: § 4 Nr. 21 b UStG

Anderer Fall: Du unterrichtest nicht eigenständig für Eltern, sondern als Honorarkraft für eine Volkshochschule, ein Nachhilfeinstitut, eine Sprachschule oder eine ähnliche Bildungseinrichtung. Dann läuft deine Befreiung über § 4 Nr. 21 b UStG.

Hier brauchst du eine Bescheinigung. Aber nicht von der Landesbehörde, sondern von der Einrichtung selbst. Frag den Auftraggeber vor der ersten Rechnung: „Habt ihr eine Bescheinigung nach § 4 Nr. 21 a UStG, und gilt die für meine Unterrichtsleistung?" In der Regel ist das Standard. Bewahre die Bestätigung bei deinen Unterlagen auf, falls das Finanzamt nachfragt.

Ohne diese Bescheinigung greift die Befreiung nicht. Dann fällst du zurück in die Kleinunternehmer- oder Regelbesteuerung. Bestandsschutz: Was deine Einrichtung vor 2025 erhalten hat, bleibt für die ursprüngliche Geltungsdauer wirksam.

Was gilt, wenn du Kleinunternehmer bist?

Greift weder Buchstabe b noch c, etwa weil du Erwachsene auf Sprachreisen vorbereitest oder Coaching gibst, das nicht unter Schulunterricht fällt, landest du bei § 19 UStG. Voraussetzung: dein Umsatz lag im Vorjahr unter 25.000 Euro und bleibt im laufenden Jahr unter 100.000 Euro. Reißt du die 100.000 Euro mitten im Jahr, fällst du sofort in die Regelbesteuerung. Das ist die neue harte Grenze seit 2025.

Auf der Rechnung weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Standardhinweis:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Mehr zum gesamten KU-Setup steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung. Wenn du die Nachhilfe nebenbei zum Hauptjob machst, lohnt vor der ersten Rechnung ein Blick auf die Anmelde-Schritte beim Finanzamt im Ratgeber zur nebenberuflichen Selbstständigkeit.

Welche Pflichtangaben braucht deine Nachhilfe-Rechnung?

Egal welcher Status: Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch für steuerfreie und KU-Rechnungen. Komplett auslassen darfst du keine. Das Minimum:

Angabe Hinweis
Vollständiger Name und Anschrift (du) Privatadresse reicht
Name und Anschrift des Auftraggebers Eltern oder Bildungseinrichtung
Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden, nicht beide nötig
Rechnungsdatum Tag, an dem du die Rechnung schreibst
Fortlaufende Rechnungsnummer Lückenlos und eindeutig
Leistungsbeschreibung Z. B. „Mathematik-Nachhilfe Klasse 10"
Leistungsdatum oder -zeitraum Wann der Unterricht stattfand
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto Oder Hinweis auf § 4 / § 19

Bei Beträgen bis 250 Euro greift § 33 UStDV, die Kleinbetragsrechnung. Da reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbeschreibung und Bruttobetrag mit Steuersatz oder Befreiungshinweis. Für die volle Aufstellung pro Pflichtangabe siehe den Pflichtangaben-Ratgeber, für die Vergabe der Rechnungsnummer den Ratgeber zur Rechnungsnummer.

Tools wie Zack vergeben die Rechnungsnummer fortlaufend, prüfen die Pflichtangaben beim Finalisieren und sperren die Rechnung danach gegen nachträgliche Änderungen. Wer mit Word oder Excel arbeitet, geht die Liste vor jedem Versand selbst durch.

Aufbewahren musst du jede Rechnung acht Jahre, seit 2025 reduziert von zehn. Details dazu im Aufbewahrungsfristen-Ratgeber.

Muster: So sieht deine Nachhilfe-Rechnung aus (drei Szenarien)

Der Rest der Rechnung (Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum) bleibt identisch. Was sich unterscheidet, ist der Hinweistext am Ende:

Szenario 1 — Privatlehrer, steuerfrei nach § 4 Nr. 21 c UStG:

8 Stunden Mathematik-Nachhilfe Klasse 10 (April 2026) — 25,00 € pro Stunde — Gesamt: 200,00 €

Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 Buchstabe c UStG.

Szenario 2 — Honorarkraft an einer Bildungseinrichtung, steuerfrei nach § 4 Nr. 21 b UStG:

12 Unterrichtseinheiten Englisch-Konversationskurs an der VHS (April 2026) — 30,00 € pro Einheit — Gesamt: 360,00 €

Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 Buchstabe b UStG (Bescheinigung der Einrichtung liegt vor).

Szenario 3 — Kleinunternehmer nach § 19 UStG:

6 Stunden Bewerbungscoaching (April 2026) — 40,00 € pro Stunde — Gesamt: 240,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Drei Setups, drei Hinweise. Wer regelbesteuert ist, lässt den Hinweistext weg und weist stattdessen Netto, 19 % USt und Brutto separat aus.

Die häufigsten Fehler bei Nachhilfe-Rechnungen

Fazit

Klassische Schul- und Abi-Nachhilfe von Solo-Selbstständigen ist seit 2025 ohne Bescheinigung umsatzsteuerfrei. Das ist die wichtigste Neuigkeit. Honorarkräfte an Schulen oder Volkshochschulen brauchen weiter eine Bescheinigung der Einrichtung. Für alles andere greift entweder die Kleinunternehmerregelung oder die normale Regelbesteuerung. Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten in allen drei Fällen.

Tools wie Zack sind heute auf den Kleinunternehmer-Fall optimiert: § 19-Hinweis und Rechnungsnummer setzt die Plattform automatisch, finalisierte Rechnungen landen in einem revisionssicheren Archiv. Bei wenigen Rechnungen pro Monat reicht das, um den Pflichtangaben- und Aufbewahrungs-Aufwand klein zu halten.

Wenn dein Fall an der Grenze liegt (eigene Sprachschule, Lerntherapie mit Heilbehandlungs-Charakter, Mischung aus Coaching und Unterricht), kostet ein einmaliger Anruf beim Steuerberater weniger als ein Fehler.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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