Rechnung als virtuelle Assistenz schreiben

Dein Kunde bucht 20 Stunden im Monat. Diesmal wurden es 23. Und die Rechnung liegt immer noch als Notiz neben dem Laptop.

Rechnungen sind der Teil des VA-Alltags, über den niemand redet. Dabei entscheidet sich genau hier, ob du am Monatsende dein Geld bekommst oder eine Woche hinterhertelefonierst. Hier steht, was drauf muss, wie du die drei üblichen Abrechnungsmodelle sauber abbildest und was es mit der E-Rechnung auf sich hat.

Was gehört bei Stundenpaket, Monatspauschale und Einzelabruf auf die Rechnung?

Fast alle virtuellen Assistenzen rechnen auf eine von drei Arten ab. Für die Rechnung macht das einen Unterschied.

Stundenpaket. Dein Kunde kauft ein Kontingent, sagen wir 20 Stunden. Auf die Rechnung gehören die Anzahl der Stunden, dein Satz und der Zeitraum, in dem sie verbraucht wurden. Zusatzstunden bekommen eine eigene Position. Nicht stillschweigend in die Pauschale packen, sonst versteht am Monatsende niemand die Summe.

Monatspauschale. Fester Betrag, fester Leistungsumfang. Eine Position reicht: „Virtuelle Assistenz, Betreuung Juli 2026, Monatspauschale". Was genau enthalten ist, steht im Vertrag. Die Rechnung muss das nicht wiederholen.

Einzelabruf. Aufgabe für Aufgabe, ohne festes Kontingent. Hier lohnt es sich, jede Aufgabe als eigene Position zu führen. Dein Kunde sieht, wofür er zahlt, und du hast bei Rückfragen sofort die Antwort parat.

Die Faustregel gilt für alle drei: eine Position pro Sache, die jemand hinterfragen könnte.

Welche Pflichtangaben braucht deine Rechnung?

Das hängt davon ab, ob du Umsatzsteuer ausweist. Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer einen eigenen, deutlich kürzeren Katalog (§ 34a UStDV).

Die beiden „empfohlen" sind kein Freifahrtschein. § 34a ist eine umsatzsteuerliche Untergrenze, keine Einladung zum Weglassen. Für deine Einnahmenüberschussrechnung und die GoBD brauchst du Rechnungsnummer und Leistungsdatum weiterhin.

Lass sie einfach drauf. Wie du deine Nummern sauber vergibst, steht im Ratgeber zur Rechnungsnummer.

Kleinunternehmer oder mit Umsatzsteuer: was gilt für dich?

Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Reißt du die 100.000 mitten im Jahr, bist du ab diesem Moment regelbesteuert. Für die meisten VAs im Neben- oder Teilzeitgeschäft ist das keine realistische Sorge.

Ein Punkt, der im VA-Geschäft oft übersehen wird: Deine Kunden sind Unternehmen. Die ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder ab, für sie ist dein Bruttopreis also nicht der Endpreis. Der klassische Kleinunternehmer-Vorteil, günstiger auszusehen, verpufft im B2B-Geschäft weitgehend.

Ob sich ein Wechsel für dich lohnt, hängt an deinen Ausgaben und deiner Planung. Das ist eine Frage für deinen Steuerberater, nicht für einen Blogartikel.

Was du dagegen sicher weißt: Als Kleinunternehmer gehört auf jede Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zum Beispiel so: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Mehr zum kompletten Setup steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Nebenbei: Virtuelle Assistenz ist fast immer ein Gewerbe, kein freier Beruf. Wer sich beim Finanzamt als Freiberufler einordnet, bekommt das im zweiten Jahr zurückgespielt. Die Anmeldeschritte stehen im Ratgeber zur nebenberuflichen Selbstständigkeit.

Leistungszeitraum oder Leistungsdatum bei laufender Betreuung?

Ein Klassiker. Auf die Rechnung gehört nicht das Datum, an dem du sie schreibst, sondern wann du gearbeitet hast.

Bei einmaligen Aufgaben ist das ein Datum. Bei laufender Betreuung ist es ein Zeitraum: „Leistungszeitraum: 01.07.2026 bis 31.07.2026". Genau dafür gibt es in der E-Rechnungs-Norm ein eigenes Feld, und Tools wie Zack lassen dich zwischen Datum und Zeitraum wählen, statt dich in ein Format zu zwingen.

Der Unterschied ist kein Formalkram. Er entscheidet, in welchen Monat der Umsatz gehört.

Musst du als virtuelle Assistenz eine E-Rechnung schreiben?

Kurze Antwort für die meisten: nein. Die lange Antwort in drei Schritten.

Empfangen musst du sie. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür.

Ausstellen musst du sie als Kleinunternehmer nicht. Das Jahressteuergesetz 2024 hat mit § 34a UStDV ein Wahlrecht geschaffen: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen „immer als sonstige Rechnung" übermitteln. Also weiter als PDF oder auf Papier. Diese Befreiung ist dauerhaft und läuft nicht 2028 aus.

Bist du regelbesteuert, wird es ab 2028 verbindlich. Für inländische Rechnungen an Geschäftskunden. Die Zwischenstufe ab 2027 betrifft nur Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, die dürftest du entspannt ignorieren. Den vollständigen Zeitplan findest du im Ratgeber zu den E-Rechnungsfristen.

Falls du irgendwo liest, ab 2028 gelte die Pflicht ausnahmslos für alle: Das stimmt für Kleinunternehmer nicht.

Dein Kunde verlangt eine E-Rechnung. Darfst du das überhaupt?

Ja. Freiwillig darfst du jederzeit eine E-Rechnung stellen, auch als Kleinunternehmer. Das Wahlrecht aus § 34a befreit dich von der Pflicht, es verbietet dir nichts.

Eine Kleinigkeit gibt es: Solange für dich keine Pflicht besteht, braucht der Versand einer E-Rechnung die Zustimmung des Empfängers. Klingt nach Formular, ist aber keins. Wenn dein Kunde dich um eine ZUGFeRD-Datei bittet, hat er damit zugestimmt. Eine formlose Absprache per Mail reicht völlig.

Und das passiert gerade häufiger, als viele erwarten. Deine Kunden sind kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige, die ihre Buchhaltung inzwischen strukturiert erledigen. Wenn von dort die Frage nach ZUGFeRD kommt, ist das kein Angriff auf dein PDF.

Es ist einfach der neue Normalzustand. Welches Format wann sinnvoll ist, klärt der Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung.

Wie sehen die Positionen konkret aus?

Zwei Beispiele für die Positionszeilen. Die Pflichtangaben aus der Tabelle oben kommen jeweils noch dazu.

Monatspauschale als Kleinunternehmer

Leistungszeitraum: 01.07.2026 bis 31.07.2026 Gesamtbetrag: 890,00 € Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Stundenpaket mit Umsatzsteuer

Leistungszeitraum: 01.07.2026 bis 31.07.2026 Nettobetrag: 984,00 € · zzgl. 19 % USt: 186,96 € · Gesamtbetrag: 1.170,96 €

Die Zusatzstunden stehen bewusst getrennt und mit eigenem Satz. So sieht dein Kunde auf einen Blick, warum diese Rechnung höher ausfällt als die letzte.

Die drei häufigsten Fehler

Ein Steuersatz auf der Kleinunternehmer-Rechnung. Wer als Kleinunternehmer versehentlich „19 %" ausweist, schuldet den Betrag tatsächlich dem Finanzamt (§ 14c UStG). Der Klassiker entsteht beim Kopieren einer alten Vorlage. In Zack ist der Fall ausgeschlossen: Der Steuersatz kommt aus deinem Profil, nicht aus der letzten Rechnung.

Rechnungsdatum statt Leistungsdatum. Die Julirechnung, die du am 3. August schreibst, betrifft trotzdem den Juli. Schreib beides drauf, dann stimmt es in jeder Konstellation.

Zusatzstunden in der Pauschale versenken. Kurzfristig unauffällig, langfristig ärgerlich. Entweder du berechnest sie sichtbar, oder du berechnest sie gar nicht. Alles dazwischen kostet dich beim nächsten Gespräch Verhandlungsspielraum.

Fazit

Deine Rechnung als virtuelle Assistenz ist unspektakulärer, als der Paragraphendschungel vermuten lässt. Wähle das Abrechnungsmodell, das zu deiner Zusammenarbeit passt, führe Zusatzleistungen als eigene Position, setze bei laufender Betreuung einen Leistungszeitraum statt eines Datums, und als Kleinunternehmer kommt der § 19-Hinweis statt eines Steuersatzes drauf.

Die Pflicht zur E-Rechnung trifft dich als Kleinunternehmer nicht. Deine Kunden sind trotzdem Unternehmen, und die stellen gerade um. Wer den ersten ZUGFeRD-Wunsch nicht als Notfall erleben will, richtet sich das einmal in Ruhe ein.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.